Cómo hacer una buena videoconferencia

La videoconferencia permite la comunicación audiovisual entre personas en tiempo real y alta definición, semeja a la que tenemos en la vida real. Como cualquier emisión audiovisual necesita cumplir una serie de normas si nuestro deseo es causar una buena impresión y comunicarnos correctamente. Muchas de los fracasos de esta tecnología se han debido a una descuidada utilización. Para que esto nos ocurra os damos algunas ideas de cómo realizar una buena videoconferencia y proyectar una favorecida imagen.

1. Requisitos técnicos

La videoconferencia necesita de unos mínimos requisitos técnicos para funcionar adecuadamente. Sobres estos mínimos, como es natural, podemos ir mejorando, pues nuestra meta debe ser acercarnos lo más posible a la realidad. A continuación, os relacionamos algunos de ellos.

1.1 Conexión

El ancho de banda deber ser suficiente, estamos transmitiendo y recibiendo video de alta calidad, al menos a 25 frames por segundo. Las fibras ópticas facilitadas por los proveedores de telecomunicaciones nos dan un caudal más que suficiente pues con solo 5 MBit / sg simétricos tenemos bastante. Es aconsejable conectarse directamente al router por cable, si es posible, en lugar de por Wifi.

1.2 Video

Todos los elementos que intervienen en la conexión tales como tarjetas de red, tarjetas gráficas y el propio ordenador (procesador) deben ser suficientes para canalizar el ancho de banda antes indicado. Por otro lado, la cámara es un elemento muy importante, 1080p/30 fps de resolución y refresco, son características suficientes. El mínimo para las tarjetas de red sería de 100 / 1000 Megabits por segundo. En cuanto a las tarjetas gráficas, deben tener al menos 128 MB de memoria. Como veréis la mayoría de los actuales ordenadores cumplen con creces estas condiciones.

1.3 Sonido

El sonido es el elemento más importante. El problema más común es el acoplo producido por el eco o retorno de sonido. La videoconferencia normalmente dispone de cancelación de eco, pero a veces no es suficiente. Para evitarlo deberemos regular el sonido a un volumen moderado, y es recomendable la utilización de cascos con micrófono. Cuando hacemos una conferencia entre varias personas es muy conveniente, cuando no hablamos, cerrar nuestro micrófono. El ordenador debe ser silencioso.

1.4 Seguridad

La seguridad es un aspecto siempre a cuidar, y en la videoconferencia también. Es importante salir de la aplicación cuanto terminemos la sesión. Cerrar la cámara o taparla. Cuidado con la emisión, podemos estar exponiendo algún documento u objeto comprometedor para nuestra seguridad o privacidad.

2. Escenografía

Los aspectos técnicos son necesarios, pero no menos importante es la imagen proyectada. Como en la vida real, es muy conveniente cuidar la escena, la atmósfera y nuestro aspecto.

2.1 Imagen personal adecuada

En videoconferencia estamos emitiendo una imagen auténtica, en tiempo real, en alta definición, y realizada a corta distancia. Debemos cuidar nuestro aspecto, nuestra vestimenta, las posturas, los tonos de voz y evitar los movimientos bruscos. La educación es importante, para escuchar, dar paso, no interrumpir, pedir la vez, saludar, despedirse. Estar atento, no hacer otra cosa pues da sensación de desidia. Cuando hablamos debemos mirar a la cámara como si de la persona se tratara. Y cuando la otra persona habla, mirar al monitor. Evitar ropa de colores brillantes, muy claros, muy oscuros, o con patrones muy densos (cuadraditos, rayitas, etc.).

2.2 Escenario apropiado

El escenario es muy importante. Transmite nuestra imagen. Debe dar sensación de orden, de buen gusto. No exponer elementos o signos ofensivos para otras personas. Detrás debemos tener colores apropiados, el blanco no lo es. Colores pastel o apagados son los más adecuados. La cámara es agradecida con los tonos ricos, como azul zafiro, verde esmeralda, rojo rubí, morado ametista, turquesa o amarillo topacio. La luz debe ser cálida, iluminando de frente al conferenciante, no desde arriba, se trata de no producir sombras en nuestro rostro. El espacio debe ser lo menos reverberante posible. No producir ruidos con sillas, papeles. Al ajustar la cámara intentar llenar la imagen con la persona, no con mesas, paredes, luces o con el suelo. Tampoco es conveniente estar demasiado cerca.

2.3 Una experiencia satisfactoria

Nuestro objetivo es causar una muy buena experiencia a la persona o personas con las que conferenciamos. Para ello, además de las normas enumeradas es vital la preparación de la sesión. Debemos comprobar antes de empezar, el escenario, nuestra colocación, el video, el sonido, la luz. Si tenemos que mostrar algún documento o fotografía, tenerla preparada. Si tenemos algún problema durante la sesión, resolverlo con tranquilidad y solvencia.

3. El aspecto humano de la videoconferencia

La videoconferencia nos acerca en segundos a seres queridos dándonos una cercanía como ningún otro medio. En esta pandemia está sirviendo para encuentros con personas en los hospitales, con seres queridos confinados. Ha reunido a familias. a grupos de amigos, ha roto un poco la soledad vivida y por desgracia seguimos viviendo.

La videoconferencia por sí sola no sirve si con ella no llamamos. Utilicémosla para comunicarnos para estrechar lazos. Y sobre todo pongámosla en manos de personas que la necesitan, enseñémosles a emplearla.